Règlement intérieur de l'association Rouge Coquelicot
Élaboré par le Conseil d'Administration. Approuvé par le Conseil d'Administration conformément aux statuts.
Article 1 : Objet et référence aux statuts
Le présent règlement intérieur a pour objet de préciser les modalités pratiques d'application des statuts de l'association « Rouge Coquelicot », adoptés lors de l'Assemblée Générale constitutive du 17 avril 2025. Il vient compléter et détailler les règles de fonctionnement de l'association prévues par les statuts.
Article 2 : Conditions d'adhésion et statut des membres
Les articles 5 « Composition » et 6 « Admission et cotisation » des statuts donnent le cadre de l'adhésion et des catégories de membres.
2.1 Obtention et maintien du statut de membre actif·ve
On devient membre passif·ve à partir de l'agrément validé par le Conseil d'Administration ; et le passage de membre passif·ve à actif·ve se fait le jour de la participation à un second événement de la vie de l'association.
Afin de conserver leur qualité de membre actif·ve, les membres doivent participer à au moins deux événements organisés par l'association (Assemblée Générale, Conseil d'Administration, manifestation publique, action militante, événement de sensibilisation, ou tout autre activité reconnue par le Conseil d'Administration) dans une période glissante de neuf mois consécutifs.
2.2 Basculement d'un statut actif à passif
En cas de doute ou de litige, c'est au/à la membre de justifier sa qualité de membre actif·ve auprès des délégué·es au secrétariat. En l'absence de participation suffisante, le membre est automatiquement reclassé·e en membre passif·ve, sauf demande motivée adressée au Conseil d'Administration pour examen particulier.
Article 3 : Perte de la qualité de membre
Conformément à l'article 7 des statuts, la qualité de membre peut être perdue par radiation ou exclusion par décision du Conseil d'Administration.
Avant toute décision de radiation ou d'exclusion, la personne concernée peut être invitée (par voie postale ou numérique) à fournir des explications devant le Conseil d'Administration par écrit ou par voie numérique. La décision est notifiée à l'intéressé·e par écrit dans les meilleurs délais.
La perte de la qualité de membre entraîne :
- la perte de l'ensemble des droits liés à la qualité de membre, notamment la voix délibérative en Assemblée Générale ;
- l'exclusion des outils de communication internes de l'association ;
- l'impossibilité de revendiquer le remboursement de la cotisation ou de contributions effectuées.
Article 4 : Règlement intérieur : élaboration et modification
4.1 Il est élaboré par le Conseil d'Administration, qui peut solliciter l'avis consultatif des membres ou constituer un groupe de travail spécifique. Des initiatives de modification peuvent être soumises par des membres auprès des délégué·es au secrétariat.
4.2 Chaque version est numérotée, datée, archivée et accessible aux membres. Toute nouvelle version sera diffusée intégralement par voie numérique.
4.3 Le règlement intérieur s'impose à l'ensemble des membres dès leur admission.
Article 5 : Affiliation
L'association peut adhérer à toute structure poursuivant des buts compatibles, sur décision du Conseil d'Administration ou de l'Assemblée Générale.
Article 6 : Assemblées Générales
6.1 Ordre du jour et amendements
Les ordres du jour sont préparés en avance au travers de documents numériques participatifs. Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres sont convoqué·es par écrit. L'ordre du jour pourra être complété dans les 5 jours suivant l'envoi. Ne peuvent être abordés que les points inscrits à l'ordre du jour.
6.2 Délégué·es de séance
À l'ouverture, le CA propose la désignation de :
- deux délégué·es à la présidence (modèrent les débats, garantissent le respect du temps de parole) ;
- deux délégué·es au vote (organisent les scrutins, proclament les résultats) ;
- un·e ou plusieurs délégué·es au secrétariat de séance (prise de notes, rédaction du PV).
La désignation veille au respect de la parité.
6.3 Quorum
À la première convocation : présence ou représentation d'au moins 30% des membres actifs. À défaut de quorum, une seconde convocation peut valablement délibérer quel que soit le nombre de membres présents.
6.4 Comptes rendus
Un compte rendu est validé par le CA, diffusé sous 30 jours et archivé dans le registre des décisions.
Article 7 : Système de prise de décision
7.1 Recherche du consensus
Avant tout vote, un temps d'échange permet d'identifier convergences et divergences et d'explorer les compromis.
7.2 Vote par approbation
Si le consensus n'est pas atteint :
- chaque votant·e peut approuver autant de propositions qu'iel le souhaite, ou voter blanc ;
- les votes blancs sont comptabilisés comme votes exprimés ;
- la proposition qui recueille le plus de soutiens ET un soutien supérieur à 50% des votant·es est adoptée.
7.3 Scrutin secret
Tout membre peut demander un vote à bulletin secret, organisé dans des conditions garantissant l'anonymat.
Article 8 : Procurations
Tout·e membre actif·ve peut donner procuration à un·e autre membre actif·ve. La procuration doit indiquer : mandant, mandataire, objet, date. Elle est transmise aux délégué·es au secrétariat au moins 5 jours avant la réunion. Les procurations ne sont pas reconductibles automatiquement.
Article 9 : Vote à distance
Le vote à distance est autorisé lorsque les circonstances empêchent la réunion physique ou qu'une question nécessite une délibération rapide. Délai minimum : 72h pour le CA, 1 semaine pour les membres. Les procurations ne sont pas autorisées pour les votes à distance.
Article 10 : Conseil d'Administration
10.1 Convocation avec ordre du jour participatif, consultation sur la date au moins 7 jours avant.
10.2 Un·e membre est réputé·e démissionnaire après 3 absences consécutives non-excusées. Le CA doit remplacer un·e membre si le nombre total est inférieur à 7.
10.3 Délégations spécifiques réservées aux membres du CA : trésorerie, représentation, secrétariat.
Article 11 : Rôles et fonctions des délégué·es
Délégué·es à la représentation : responsabilité éditoriale des publications officielles (site, réseaux sociaux, documents de communication).
Délégué·es à la trésorerie : gestion comptable, présentation des comptes en AG.
Délégué·es au secrétariat : convocations, ordres du jour, archivage des PV, gestion des procurations, registres, demandes d'adhésion.
Vérificateur·ices aux comptes : vérification indépendante de la comptabilité.
Article 12 : Indemnités
12.1 Toutes les fonctions sont assumées à titre entièrement bénévole. Aucune rémunération ne peut être perçue.
12.2 Les frais nécessaires, justifiés et liés à une mission validée peuvent être remboursés sur présentation de justificatifs, dans un délai de 2 mois.
12.3 Les dépenses exceptionnelles requièrent l'approbation préalable du CA.
12.4 Tout·e membre actif·ve peut consulter les comptes de l'association.
Article 13 : Prévention et traitement des violences et VSS
L'association affirme une politique de tolérance zéro à l'égard de toute forme de violence ou de harcèlement.
13.1 La politique couvre : harcèlement moral ou sexuel, agressions, propos discriminatoires, intimidation. Elle s'applique à toutes les activités et concerne membres, bénévoles et participant·es.
13.2 Signalement : tout signalement est confidentiel, adressé aux référent·es VSS par écrit (nominatif ou anonyme).
13.3 Cellule de veille et de soins : équipe dédiée, exempte de conflits d'intérêt, formée à la prévention des VSS. Prise de contact sous 15 jours. Possibilité de mesures conservatoires en urgence. Le traitement peut être interrompu à tout moment par la personne qui a signalé.
13.4 Sanctions : rappel formel, avertissement, suspension temporaire ou exclusion définitive. La réintégration après suspension est validée par le CA et la cellule de veille.
13.5 Tout·e membre impliqué·e dans un signalement est automatiquement écarté·e du traitement.
Article 14 : Conflits d'intérêt
14.1 Est un conflit d'intérêt toute situation où des intérêts personnels pourraient interférer avec les intérêts collectifs de l'association.
14.2 Obligation de déclaration spontanée et sans délai au CA.
14.3 La personne concernée se retire du vote et, si nécessaire, des délibérations.
14.4 Pour les signalements VSS : récusation automatique de tout·e membre lié·e à une partie.
14.5 Sanctions possibles : avertissement, suspension, exclusion.